Actions consistant à gérer une flotte auto d’entreprise.
Ce terme englobe plusieurs métiers (compétences) qu’il est difficile de détailler en une seule fiche synthétique. La fiche ci-dessous consistera donc à décrire le fleet management (management de la Flotte automobile) dans son ensemble et fera l’objet de nombreuses autres fiches ou articles détaillés.
À faire absolument
- Pour gérer de façon optimum une flotte auto, il convient avant tout de travailler en équipe car cela réclame de multiples compétences, à savoir :
- Concevoir une politique auto détaillée (qui a droit à quoi), sujet à travailler avec les RH compte tenu du fait que la politique auto est souvent partie intégrante de la politique RH de l’entreprise,
- Intégrer la Direction Financière de l’entreprise dans les processus de décision compte tenu es multiples facteurs fiscaux (TVS, TVA, Charges patronales sur Av Nat, Bonus, Malus, …) et financiers (achat, crédit ou LLD ?),
- La Direction des Achats est aussi un acteur majeur (négociations avec les constructeurs, les loueurs et tous les autres prestataires),
- La Direction Juridique est aussi impliquée car souvent en charge des assurances de l’entreprise et responsable des diverses déclarations obligatoires (par exemple CNIL),
- Une gestion optimum passe impérativement par la mise en place d’un outil de gestion donc, la Direction Informatique a son mot à dire,
- Définir des processus d’enregistrement et de contrôle de la facturation des différents prestataires impliquant donc la Direction Comptable et le Contrôle de Gestion,
- Faire un recensement des compétences internes afin d’estimer s’il est pertinent ou non d’externaliser totalement ou partiellement la gestion auprès d’un Fleeter,
- Assigner à chaque acteur une mission précise et nommer un responsable global (reporting).
À éviter à tout prix
- Négliger l’importance d’une bonne gestion de sa flotte auto (souvent 3e voire 2e poste de charges de l’entreprise et sujet RH très « sensible »),
- Quelle que soit la solution retenue (gestion interne ou externe), répartir la responsabilité de la flotte sur plusieurs têtes (un chef d’orchestre est essentiel pour que la musique soit bonne),
- Rattacher le ou la Responsable Flotte auto à un niveau hiérarchique trop bas (les décisions politiques doivent être validées au plus haut niveau possible).
À retenir
- Bien gérer une flotte auto, c’est compliqué,
- Ne pas hésiter à se faire conseiller par un professionnel indépendant de tous les acteurs du marché,
- Une bonne gestion passe par une politique auto bien conçue, des personnels ou prestataires bien équipés et bien formés, des processus optimums et un suivi permanent.
Édouard Rance – ERCF
